各学院、部、处：  
       根据教务处校历，学校教职工将于2015年7月20日起放暑假，为方便我校教职工在此期间的因公出国（境）任务能顺利执行，请计划于2015年10月7日以前出访的因公临时出国（境）、因公赴台团组于2015年7月4日前，务必将所有准备齐全的办理因公出国（境）手续材料递交到我校国际交流合作处（港澳台办）办公室（行政楼322室，电话：62338095），以便我处办理相关团组审批及后续报北京市外办或北京市台办办理因公出国（境）（因公赴台）任务审批、因公证件、签证（注）办理等手续事宜。目前我处受理团组数和人次较多，上级主管部门近期受理申请数量也较大，审批要求更为规范，办理因公证件、签证（注）手续时间较长， 请各出访团组尽早备齐材料开始申报，以免影响因公出国（境）计划。暑假期间只办理2015年7月4日前我处已受理申请的团组。

特别提醒各申报团组注意：

一、申请材料提交时如距出访时间不足30天，我处一概不受理。遇假期，受理时间需提前的天数为提前70天以上申报，不足70天的，一概不受理。另2015年6月16日接北京市外办转发外交部通知，美国签证系统近期出现故障，大量签证申请积压无法处理。美驻华使馆建议近期有计划因公赴美团组酌情调整赴美时间。截止到2015年6月18日，因公赴美面谈时间已约到2015年7月10日以后,请尚未提交申请材料的拟赴美团组酌情调整出访时间，已提交申请材料但尚未办结赴美签证手续的团组请与我处保持联系，酌情调整原出访计划。拟10月7日前因公临时赴美团组如未能在7月4日前提交齐全的申请材料将无法保证能被尽早批准任务及约面谈，我处7月4日后也一概不受理相关赴美任务申请。

二、对于申请出访任务超国别数、天数、人数规定的，申请团组联系人必须在提交因公出访任务申请时提交超北京市外办规定国别数、天数、人数规定的书面情况说明报学校。经学校研究后，我处书面呈文连同其他书面材料报市外办审批。对未列入2015年各单位上报的因公出访计划外团组需先在本单位内进行计划调剂，书面说明情况，并由本单位院长（书记）或单位一把手签署意见后，报学校研究，学校同意后方可办理。

三、申请参加国际会议团组必须指定团长，按照《出访须知》中的外事纪律要求组织好团组人员任务申请与在外出访公务活动。相关申请校内领导批准后我处将尽快上报市外办，上报任务后按上级要求同一任务不得拆团，之后再有人员申请，一律不受理。申请参加国际会议必须有会议口头报告或论文海报展示或主持大会会议等实质性公务活动且有邀方提供的相应公务活动书面证明材料，如未能按时提供前述书面证明材料，我处将不予受理相应申请。邀清信必须由拟去目的地国家（地区）人员发出，如参加联合国会议而又非拟去国家（地区）人员发出邀请信的请提前申报研究。同时须提前书面在校内审批表中注明是否过境其他国家（地区），如未提供相应信息导致批件或签证产生不良影响的，后果自负。因申报受理时间不足而又执意要求上报导致不能按期出访的，后果自负。
       特此通知。 请各位教工、学生合理安排暑期前后办理因公临时出国（境）、因公赴台业务时间，谢谢合作。 祝各位假期愉快！